Командировка всегда предполагает наличие определенных расходов. Сотрудник заранее должен позаботиться об отчетных документах для работодателя, которые будут являться подтверждением совершенных расходов на определенные суммы денежных средств. Это необходимо для того, чтобы работодатель возместил сотруднику командировочные расходы в рамках, заранее оговоренного, бюджета.
Отчётные документы за проживание, проезд, питание и прочие расходы должны быть подготовлены к моменту окончания командировочной поездки. Это гарантирует, что работодатель возместит все потраченные деньги.
Какие расходы подразумевает командировка
В первую очередь, работодатель обязуется оплатить сотруднику следующие категории нужд:
- билеты на транспорт в обе стороны, будь то самолет или поезд;
- проживание, будь то аренда квартиры или отеля;
- питание, будь то чеки из ресторана или продуктового магазина;
- городской транспорт, будь то общественные средства передвижения или такси.
Разумеется, сотрудник не может потратить в процессе командировочной поездки столько денег, сколько ему вздумается. Так как расходы на командировку оговариваются заранее, а также прописываются документально. Как правило, на еду, транспорт и прочие нужды выделяется фиксированный суточный бюджет. Билеты на самолет или поезд, а также отель или квартира заранее бронируются. Поэтому работодатель изначально знает их стоимость. Некоторые сотрудники пытаются схитрить. Начальство им бронирует отели хорошего уровня, а по прибытию сотрудники отказываются от заселения и снимают более дешевое жилье, чтобы дополнительно сэкономить на командировочных расходах. Но на практике такую ситуацию провернуть невозможно, так как сотрудник по возвращению из командировки должен предоставить всю отчетную документацию, подтверждающую его расходы в период командировки, в том числе и расходы на жилье.
Документы от работодателя для реализации командировки
Командировочная поездка для сотрудника является штатной ситуацией, если это предусмотрено трудовым договором. Для того, чтобы командировка прошла официально, работодатель обязан снабдить сотрудника перед поездкой следующим комплектом документов:
- служебное задание;
- приказ о направлении;
- командировочное удостоверение.
Если сотрудник желает получить денежные средства на поездку перед отправлением в командировку, то ему необходимо составить заранее авансовый отчет.
