Для государственных учреждений изготовление печатей и штампов так же обязательно, как и для частных компаний и предприятий. В целях упорядочения использования печатей в госучреждении обязательно должна действовать инструкция по применению печатей и штампов, разработанная и утвержденная руководителем.
В коммерческих же организациях, при необходимости заказа печати, необходимо обратиться по адресу http://shtampi-plus.ru/izgotovlenie-pechatei-i-shtampov/ для изготовления нужного оттиска.
Рекомендуемые разделы инструкции:
- 1) перечень печатей, используемых в государственном учреждении, с указанием названия каждой и количеством экземпляров,
- 2) указание должностей тех лиц, которые несут ответственность за хранение печатных оттисков и контроль за правильностью применения печатей.
Порядок использования печатей и штампов прописывается в инструкции с учетом требований актуальных нормативных актов и особенностей документирования деятельности каждого конкретного государственного учреждения. Для оттиска каждой разрешенной в организации разрешенной печати устанавливается свой порядок использования. Конкретно того, что касается применения гербовой печати государственного учреждения, то инструкция должна содержать полный список документов, для заверения которых она предназначена. То же касается печатей без воспроизведения Герба РФ и печатей структурных подразделений данного госучреждения.
Как правило, и этого требует целесообразность, разработка инструкции должна включаться в разработку табеля документов данного госучреждения, а именно, его раздела, касающегося печати. Морально или физически устаревшие печати и штампы заказать можно по оттиску.
Приказ руководителя госучреждения должен специально назначить тех работников, которым разрешается использование печатей. В частности, гербовую печать вправе использовать только первые руководители государственного учреждения, должностные лица служб документального обеспечения и финансовой.
Особо в инструкции прописывается порядок пользования печатями, основанный которого является перечень заверяемых гербовой печатью документов. В этот перечень входят штатное расписание учреждения, образцы подписей на банковских карточках для открытия счетов и проч.
В инструкции регламентируется также форма журнала учета печатей и штампов и порядок его ведения, устанавливается порядок их хранения (в сейфах соответствующих подразделений государственного учреждения после выдачи под роспись уполномоченным сотрудникам), прописывается ответственность за нарушение порядка применения печатей и их утерю, порядок уничтожения. Для последнего определяется перечень случаев:
- ликвидация, слияние, поглощение и т.д. госучреждения,
- смена местонахождения,
- полное разрушение печатей в результате износа или по другим причинам.
Назначается комиссия и устанавливается порядок процедуры уничтожения печати.
